Contrat de transport : 5 étapes pour bien négocier

En tant qu’e-commerçant, vous avez suffisamment de choses à régler, sans avoir à vous soucier de prix d’expédition excessifs. Les coûts de transporteur étant probablement l’une de vos dépenses les plus importantes, il est important que vous obteniez les prix les plus bas du marché. Mais comment négocier un contrat de transport ? Comment rédiger un contrat de transport ?

Si vous souhaitez négocier vos propres tarifs directement avec vos transporteurs, cet article vous donne tous les conseils pour réussir à la table des négociations.

Pourquoi négocier un contrat de transport ?

Votre entreprise en ligne expédie-t-elle régulièrement de grands nombres de colis via un seul transporteur ? Si tel est le cas, vous pouvez économiser de l’argent en négociant un tarif d’expédition spécial. La négociation d’un contrat de transport est une solution gagnante pour tous : le service de transport se fera un plaisir de vous fidéliser en tant que client loyal, qui leur garantit un volume de commandes régulier, et vous bénéficierez d’une expédition moins chère, comparé aux tarifs standard.

La plupart des opérateurs ajustent leurs tarifs sur une base annuelle. Par conséquent, négocier et renégocier de bons contrats avec eux constituera une tâche récurrente pour la plupart des e-commerçants. Cependant, vous n’avez pas à attendre l’expiration d’un contrat existant pour négocier de meilleurs tarifs.

Les contrats de transport sont souvent complexes et il n’est pas aisé de savoir si vous obtenez bien le meilleur contrat pour votre entreprise. Surtout pour les petites entreprises, la négociation de contrats peut être intimidante. Mais des partenariats solides avec vos transporteurs sont essentiels si vous souhaitez concurrencer les principaux acteurs du e-commerce tels qu’Amazon.

Si votre entreprise négocie actuellement son premier contrat ou envisage de renégocier un contrat existant, essayez de suivre notre plan en cinq étapes pour négocier un contrat de transport.

Comment négocier un contrat de transport ?

Si vous n’avez jamais négocié de contrat de transport pour votre boutique en ligne, voici un bref aperçu du processus.

Le point de départ consiste simplement à reconnaître la nécessité d’un tarif de transporteur négocié. Si votre entreprise effectue des envois réguliers, il se peut que votre transporteur vous considère déjà comme un expéditeur grand volume. Dans ce cas, vous avez probablement de solides arguments en faveur d’un tarif négocié, à savoir un tarif réduit spécial, convenu contractuellement, que votre transporteur vous propose en fonction de votre profil d’expédition.

Une fois que vous avez décidé qu’il est temps de négocier un tarif spécial avec votre transporteur, contactez-le et demandez à rencontrer son représentant. Il est responsable de la création des contrats entre le transporteur et ses clients. Pour vous préparer à négocier un contrat réellement avantageux avec le représentant du transporteur, suivez les cinq étapes ci-dessous.

Étape 1 : Définissez votre profil d’expédition

Supposons que votre boutique en ligne expédie environ 50 colis par jour, d’un poids moyen de 800 grammes, à des clients de quatre pays européens, dont le Royaume-Uni. Des détails comme ceux-ci s’additionnent jusqu’à former ce que les transporteurs appellent votre « profil d’expédition ».

Cependant, votre profil d’expédition ne s’arrête pas là. Il inclut également des éléments tels que l’heure limite de votre entreprise, l’historique des envois passés et les frais d’expédition précédents, ainsi que les éventuels frais supplémentaires que vous avez payés par le passé (pour des services express, par exemple).

Si vous utilisez régulièrement le même transporteur, ils seront bien informés de votre profil d’expédition. C’est pourquoi la première étape de toute négociation de contrat consiste à bien connaître votre propre profil d’expédition : aussi bien que votre transporteur le connaît.

C’est un domaine où l’analyse de données moderne est vraiment utile. Vous devez vous assurer de suivre de près ces informations clés, telles que le nombre quotidien d’envois, ainsi que la taille, le poids et la destination des envois.

Plus vous en saurez sur vos activités d’expédition antérieures, mieux vous serez préparé lorsque vous rencontrerez un représentant du transporteur pour négocier un taux réduit. Voici quelques aspects particulièrement importants à prendre en compte lors de la recherche de votre propre profil d’expédition :

Zones d’expédition

L’un des principaux facteurs permettant de calculer les frais d’expédition, réside dans le lieu d’expédition. Les transporteurs considèrent les destinations en termes de  » zones d’expédition « . Assurez-vous de bien comprendre quels pays ou régions appartiennent à quelle zone d’expédition chez votre transporteur. Si vous expédiez vers plusieurs zones différentes, vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que vos coûts soient plus élevés que si vous n’exportez que vers une seule zone.

Poids et dimensions des colis

Nous savons tous que la taille et le poids d’un colis ont une influence sur les coûts d’expédition. Cependant, il est également important de comprendre ce que signifie le poids volumétrique. Le poids volumétrique est une formule utilisée pour calculer les coûts d’expédition de colis volumineux mais légers. En d’autres termes, même si un colis ne pèse pas très lourd, il peut coûter tout autant, voire plus, en frais d’expédition qu’un paquet plus lourd aux dimensions plus réduites.

Le poids volumétrique est calculé en multipliant d’abord la longueur, la largeur et la hauteur du colis pour déterminer le volume cubique. Pour déterminer le poids dimensionnel, le volume cubique est ensuite divisé par un dénominateur, défini par chaque transporteur individuellement. Pour UPS, le dénominateur est 166 pour les tarifs de détail, par exemple.

Les transporteurs facturent généralement le montant le plus élevé (poids volumétrique ou poids réel). Cela signifie que le poids volumétrique est tout aussi important que le poids réel lors de l’examen de vos options de négociation. Ce n’est pas parce que vos colis pèsent très peu (comme c’est le cas pour les vêtements) que votre transporteur ne gagnera pas beaucoup d’argent en les expédiant.

Plus vous pouvez offrir de services à un opérateur, plus vous pourrez négocier de meilleurs tarifs avec lui. Assurez-vous donc de savoir si vous payez le poids volumétrique ou le poids réel des colis que vous expédiez, et ne vous découragez pas de négocier uniquement parce que la plupart de vos colis ont un poids réel bas.

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Prix plancher

Le prix plancher est le coût minimum obligatoire que vous devrez payer pour chaque envoi. Assurez-vous de connaître ce montant minimum des frais d’expédition avec votre opérateur sur la base des tarifs en vigueur. Vous souhaitez évidemment que le taux minimum soit aussi bas que possible, en particulier si vous expédiez de nombreux colis légers et de petites dimensions. Donc, si le prix plancher est trop élevé, même un tarif réduit ne vous fera pas économiser beaucoup d’argent à la fin du compte.

Coûts cachés

Les surcharges (également appelées « frais accessoires » ou « frais de service ») sont une préoccupation majeure lors de la négociation de tarifs de transport réduits. Chaque transporteur dispose de sa propre liste de surcharges qui peuvent être appliquées à sa discrétion pour de nombreuses raisons. Les frais accessoires sont un sujet complexe, voilà pourquoi l’étape 2 ci-dessous consiste à déchiffrer le code des coûts cachés.

Étape 2 : Recherche des coûts cachés

Une partie de la raison pour laquelle les tarifs d’expédition sont si difficiles à prévoir provient du fait que les transporteurs peuvent souvent trouver des raisons d’appliquer des charges supplémentaires. Ces coûts, appelés dans l’industrie « frais accessoires » ou « frais de service à valeur ajoutée (VAS) », peuvent s’additionner rapidement, ce qui en fait un élément de coût majeur pour les e-commerçants.

Étant donné que vos clients paient généralement des frais d’expédition pré-calculés lors du passage en caisse, vous pourriez être désagréablement surpris lorsque l’expédition réelle que vous payez s’avère plus chère, suite aux frais supplémentaires appliqués.

Si vous souhaitez négocier de meilleurs tarifs, vous devez comprendre quels frais peuvent éventuellement s’appliquer à vos envois. Le fait de montrer au représentant de votre transporteur que vous êtes bien informé des frais supplémentaires, apportera plus de transparence à la table de négociation. La dernière chose que vous voulez, c’est qu’ils se sentent libres de glisser des coûts cachés dans votre contrat de transport.

Certains frais accessoires sont pratiquement impossibles à éviter, mais connaître les frais à l’avance et en discuter ouvertement avec le transporteur forme la clé vers une réduction maximale des frais supplémentaires.

Voici un aperçu des frais courants que vous devez surveiller :

Augmentation générale de tarif (GRI)

Une augmentation tarifaire générale se produit chaque fois qu’un transporteur augmente ses tarifs de base. Il se peut que vous ne soyez pas prévenu à l’avance, les tarifs peuvent donc augmenter « magiquement » du jour au lendemain. Lorsque vous négociez un contrat de transport, vous devez demander à être informé suffisamment à l’avance de toute augmentation de taux qui affecterait vos tarifs négociés.

Frais de palette

Si vous expédiez des articles en vrac sur une palette appartenant au transporteur, ne soyez pas surpris lorsque des frais de palette apparaissent sur votre facture d’expédition. Vous pouvez éviter ces frais en utilisant vos propres palettes.

Frais administratifs

Des frais administratifs ou de documentation peuvent être ajoutés à la discrétion du transporteur, même s’ils ne figurent pas dans une proposition de coût initiale. Discutez des frais administratifs avec le représentant du transporteur. Comprenez ce que cela couvre et voyez s’il est possible de négocier ici.

Date de préparation du fret (CRD : Cargo Ready Date)

La date de préparation du fret (CRD) n’est pas une redevance en soi, mais peut être liée à des coûts supplémentaires dans certains cas. La CRD est une date à laquelle vous acceptez que votre envoi soit prêt pour le transport. Si votre envoi n’est pas prêt pour l’enlèvement ou la livraison à la date convenue, le transporteur peut alors vous facturer des frais de pénalité. Si votre entreprise travaille avec des CRD, assurez-vous de bien comprendre quels sont les frais associés en cas d’expédition retardée.

 

Étape 3 : Faites une analyse de rentabilité

D’un côté, votre boutique en ligne ne peut pas se passer des expéditions, de l’autre, votre transporteur considère votre volume d’expédition comme sa source de revenu. Cela signifie que vous possédez quelque chose qu’ils veulent obtenir. Il s’agit là de la source d’effet de levier la plus fondamentale à votre disposition lorsque vous négociez un meilleur contrat d’expédition.

En règle générale, plus vous pouvez offrir de volume à un transporteur, plus vous pouvez espérer bénéficier de réductions. La clé est de connaître votre propre valeur. Cela signifie qu’il faut prévoir le volume des expéditions que vous planifiez de faire l’année à venir. Vous attendez-vous à une augmentation des ventes ? Votre entreprise se développe-t-elle vers de nouvelles régions ? Proposerez-vous de nouveaux produits susceptibles d’affecter le poids réel ou volumétrique de vos envois ?

Les réponses à de telles questions peuvent vous aider à élaborer une analyse de rentabilisation solide. Votre transporteur veut vos colis et il sait que vous avez des différentes options. Alors, assurez-vous de vous vendre comme une source précieuse de revenus. Évitez simplement de sur-gonfler votre volume, car votre taux négocié sera basé sur le volume. Si vous ne respectez pas le volume promis, des pénalités contractuelles peuvent s’appliquer et vous finirez par payer des taux plus élevés.

Quels transporteurs choisir pour son site e-commerce ? Lisez notre article de blog !

Étape 4 : Faites le tour du marché

Avoir un partenariat solide à long terme avec un transporteur peut être précieux. Cependant, vous devez savoir que des économies plus importantes peuvent être réalisées ailleurs. Dans tous les cas, il est utile de négocier simultanément avec plusieurs transporteurs pour pouvoir trouver la meilleure offre et utiliser la concurrence comme un outil de négociation.

Comme dans toute négociation, votre transporteur ne sera pas enclin à baisser ses tarifs s’il ne craint pas le risque de vous perdre. Faites savoir clairement aux représentants du transporteur que vous envisagez plusieurs offres. Mais sachez qu’ils ont également une connaissance approfondie de leur secteur. Par conséquent, bluffer avec eux au sujet d’un concurrent proposant un taux beaucoup plus bas ne sera probablement pas une stratégie très efficace. N’oubliez pas que l’intégrité et la transparence sont la base de tout accord contractuel solide.

Cependant, il est vrai que vous avez probablement de meilleures chances d’obtenir un rabais lorsque vous négociez en tant que nouveau client, par opposition à un client existant. Les transporteurs sont plus enclins à offrir des rabais aux nouveaux clients, car ils sont désireux de gagner de nouvelles affaires. En tant que client fidèle, vous pouvez également renégocier et sécuriser les remises, mais ce n’est qu’en leur signalant un changement important dans votre profil d’expédition, que vous réussirez à plaider en faveur de tarifs plus bas.

Étape 5 : conclure un accord en utilisant les meilleures pratiques

Maintenant, il est temps de s’asseoir à la table des négociations. Même si vous pouvez vous sentir intimidé de demander des taux plus bas, il n’y a vraiment aucune raison d’être timide. Les représentants des transporteurs s’attendent à ce que vous demandiez les tarifs les plus bas possibles. La clé est d’être honnête quant à vos besoins et d’aborder la négociation comme une recherche vers une win-win-solution. Cela établira la confiance et incitera d’avantage le représentant du transporteur à forger des compromis avec vous.

Nos conseils pour négocier un contrat de transport

Pour résumer le tout, voici quelques bonnes pratiques pour obtenir ce que vous voulez à la table des négociations :

Être préparé

Vous avez peut-être remarqué que les étapes 1 à 4 concernent uniquement la préparation. En effet, la majeure partie du processus de négociation réside en la préparation de votre analyse de rentabilisation. Montrez au représentant du transporteur que vous êtes bien préparé, en ayant à portée de main les principaux faits et chiffres. Mémorisez les détails les plus importants de votre analyse de rentabilisation afin de faire passer le message que vous savez de quoi vous parlez et que vous savez ce que vous voulez.

Connaître sa valeur

N’oubliez pas que le transporteur veut vous avoir comme client. C’est un exercice d’équilibre que de dénicher jusqu’à quelle réduction ils sont prêts à aller. Si vous savez exactement ce que vous valez pour eux, cela vous donnera une indication du type de réduction que vous devriez viser. Étudiez les points de référence du secteur afin de savoir ce que vos concurrents paient en moyenne pour leurs expéditions. Assurez-vous de montrer au représentant que vous connaissez bien le terrain de jeu afin qu’il sache qu’il doit vous présenter une offre légitime.

Être organisé

Le processus de négociation, y compris toutes les recherches de base que vous devrez effectuer, prend beaucoup de temps. Voilà pourquoi vous devez planifier avec soin. Il est préférable de négocier avec plusieurs transporteurs à la fois. Ainsi, les recherches que vous avez effectuées sur votre profil d’expédition, sur les points de repère du secteur et sur d’autres facteurs peuvent être réutilisées dans chaque négociation que vous entamez.

Garder – prudemment – une ouverture d’esprit 

La loyauté est une belle chose, mais trouver le meilleur rapport qualité-prix reste le but final de toute entreprise qui se respecte. Si votre transporteur de longue date ne peut plus vous offrir le meilleur tarif, il est temps d’en changer. Assurez-vous simplement de bien comprendre toutes les implications du changement de partenaire : devrez-vous former des employés pour les nouveaux processus ? Mettre à jour l’infrastructure informatique ? Ces coûts cachés doivent également être pris en compte lorsque vous envisagez de changer de transporteur.

Faites des économies !

Comme vous le savez, l’envoi de colis représente un coût énorme pour votre boutique en ligne. Ainsi, même un faible pourcentage d’économies peut représenter un important gain financier pour votre entreprise. En faisant vos recherches, en connaissant votre valeur et en faisant le tour du marché, vous serez sur la bonne voie pour négocier votre contrat de transport.

Vous avez déjà négocié des prix compétitifs avec votre transporteur mais vous cherchez à réaliser de nouvelles économies ? Sendcloud permet d’automatiser facilement votre processus d’expédition, vous faisant économiser ainsi de précieuses minutes sur chaque commande traitée et expédiée. Vos propres tarifs négociés continueront à s’appliquer et vous pourrez simplement les combiner avec des options d’expédition (y compris les tarifs Sendcloud réduits). De cette façon, vous êtes sûr de travailler avec les transporteurs leaders du marché et au meilleur tarif !