Les étiquettes d’expédition sont un maillon essentiel de la chaine logistique e-commerce, mais elles peuvent être plus déroutantes qu’il n’y paraît. Quelle que soit la taille de votre boutique en ligne, si vous commettez des erreurs dans la création de vos étiquettes d’envoi, les choses peuvent rapidement devenir coûteuses, inefficaces et surtout empêcher la livraison de vos colis.

Que vous commenciez tout juste à livrer vos premiers articles et que vous cherchiez des conseils sur les bonnes pratiques en matière d’expédition, ou que vous envoyiez des colis depuis un certain temps, notre guide sur les étiquettes d’expédition vous sera très utile.

Dans cet article, nous vous aiderons à bien comprendre :

Qu’est-ce qu’une étiquette d’expédition et quel est son but ?
Comment fonctionnent les étiquettes d’expédition ?
Comment créer une étiquette d’envoi ?
Comment imprimer une étiquette d’expédition ?
Où coller les étiquettes de livraison sur vos colis ?
Informations supplémentaires sur l’étiquetage

Tous ces conseils permettront d’éliminer le risque que vos colis ne soient pas livrés à cause de problèmes d’étiquettes d’expédition. Ils vous aideront également à économiser de l’argent et du temps à mesure que votre entreprise se développe.

Suivez nos conseils pour améliorer l’efficacité de votre processus d’envoi de colis.

Qu’est-ce qu’une étiquette d’expédition ?

Les étiquettes d’expédition affichent les informations clés permettant au transporteur de livrer un colis de sa destination initiale (votre entrepôt) à sa destination finale (les mains de votre client).

Les informations clés comprennent : le code postal, le pays, le numéro de suivi, la date, le nombre de colis ainsi que le poids, l’adresse, la rue, le code postal et la ville. Les étiquettes d’envoi peuvent également préciser le contenu, en particulier si elles sont destinées à des envois internationaux.

Les étiquettes comprennent également des informations relatives à la méthode d’expédition (par exemple, Express, Standard, etc.) pour que le transporteur puisse s’assurer que le service qui a été payé est fourni.

Chaque étiquette est unique et vous ne pouvez pas réutiliser les anciennes étiquettes. Une nouvelle étiquette doit être créée pour chaque livraison.

Comment fonctionnent les étiquettes d’expédition ?

Une étiquette d’expédition affiche les informations permettant d’envoyer le colis vers la bonne destination, de le suivre à chaque étape et de s’assurer que le service adéquat est fourni. Chaque transporteur utilise un modèle spécifique pour ses étiquettes d’envoi. Elles sont conçues pour être lues par les humains et les machines, et doivent donc être claires et faciles à lire. Chaque transporteur a conçu son étiquette pour qu’elle fonctionne avec son propre processus de tri et de livraison, il est donc essentiel d’utiliser ses modèles.

Sur une étiquette d’expédition, vous verrez des codes-barres, des chiffres et des lettres. Tous ces éléments sont essentiels au processus. Chaque ligne fournit une information spécifique de la chaîne logistique.

Le détail d’une étiquette d’expédition

shipping label anatomy

1 : Le nom et l’adresse de l’expéditeur

2 : Le nom et l’adresse du destinataire

3 : Un MaxiCode – un code qui peut être lu dans n’importe quel sens par une machine

4 : Le code d’acheminement – informe sur la manière d’acheminer le colis dans la section de tri

5 : Le code barres postal – le code postal de la destination

6 : Numéro de suivi – le numéro donné au client pour suivre son colis

7 : Niveau de service – le mode de livraison choisie par le transporteur (par exemple, Express, Standard, etc.)

La plupart des informations sont générées automatiquement par le transporteur. Les principales informations dont vous aurez besoin sont les suivantes :

  • Le nom et l’adresse de l’expéditeur
  • Le nom et l’adresse du bénéficiaire
  • Le mode de livraison

À noter : la taille standard des étiquettes d’expédition est de 10 x 15 cm (4 x 6 pouces). Si cela ne convient pas à votre colis, les autres normes sont 15 x 7 cm et 10 x 10 cm.

Comment créer des étiquettes d’expédition ?

Les étiquettes d’expédition sont généralement créées lors du traitement des commandes. Les transporteurs ont des exigences spécifiques pour leurs étiquettes d’envoi. Il n’est pas possible de créer son propre modèle ou de remplir une étiquette à la main. Pour créer une étiquette d’expédition, vous devez respecter les exigences du transporteur.

Vous pouvez le faire vous-même :

  • vous rendre à votre bureau de poste et payer une étiquette
  • créer vous-même l’étiquette

Lorsque vous achetez un bordereau au bureau de poste, vous êtes sûr de payer le prix le plus élevé pour une étiquette d’expédition.

En revanche, l’impression de vos propres étiquettes d’expédition présente de nombreux avantages : la réduction sur les frais de port et la possibilité de programmer l’enlèvement des colis sans avoir à vous rendre au bureau de poste. Il existe même des moyens d’automatiser le processus pour réduire au maximum la saisie manuelle.

Découvrez comment vous pouvez créer vos propres étiquettes d’expédition grâce aux 3 méthodes suivantes :

1 : Création d’étiquettes en ligne

Vous pouvez créer une étiquette d’expédition en utilisant les outils en ligne du transporteur. Chaque transporteur dispose de sa propre application où vous pourrez créer des étiquettes d’envoi répondant à ses besoins spécifiques. Rendez-vous sur leur site web, remplissez le modèle d’étiquette et téléchargez le fichier pour pouvoir ensuite l’imprimer.

Toutefois, ce n’est pas la méthode la plus rapide. Pour chaque commande, vous devrez vous rendre sur l’application et saisir manuellement les informations.

2 : Un logiciel dédié à l’affranchissement

Cette option vous permettra de télécharger le modèle d’étiquette d’expédition de chaque transporteur et de remplir l’étiquette localement sur votre ordinateur. Cela vous permettra également de personnaliser et d’automatiser le processus. De plus, vous aurez que la possibilité de travailler hors ligne.

3 : Automatisation complète grâce à une plateforme d’envoi de colis

Regroupez automatiquement les informations relatives à vos commandes provenant de vos boutiques en ligne, de vos marketplaces et des transporteurs avec lesquels vous travaillez. Vos étiquettes sont automatiquement remplies. Un bon outil d’expédition se connecte directement à votre site e-commerce, récupère les informations de vos commandes et vous aide à créer automatiquement l’étiquette dans le modèle approprié.

Si vous gérez au quotidien un nombre important de commandes, une plateforme d’expédition de colis peut vous faire gagner du temps précieux, en vous évitant de créer manuellement les étiquettes.

Lorsque vous envisagez d’utiliser un tel outil, tenez compte des éléments suivants :

  • Quel est le CMS (Shopify, Magento, etc.) que vous utilisez ?
  • Combien d’envois de colis faites-vous par mois ?
  • Où expédiez-vous ? Avez-vous besoin de formulaires de douane pour les livraisons internationales ?

Quand passer à l’étape suivante ?

Quel que soit le nombre de colis que vous expédiez, essayez d’éviter d’acheter vos étiquettes d’expédition à votre bureau de poste. C’est coûteux et vous perdez du temps. Voici nos méthodes pour économiser de l’argent et du temps.

Si vous expédiez moins de 10 colis par semaine : créez vos étiquettes en ligne sur le site web du transporteur de votre choix.
Recherchez quel(s) transporteur(s) offre(nt) les meilleurs services dont vous avez besoin, et les tarifs que vous souhaitez. Pensez aux autres services dont vous pourriez bénéficier, comme le fait que le transporteur vienne chercher le colis à votre domicile/bureau. Si cela n’est pas possible, vérifiez où se trouve le centre de dépôt local où vous pouvez déposer les colis. Vous ne voulez pas perdre de temps à devoir emmener vos colis loin pour les remettre au transporteur.

Si vous expédiez plus de 10 colis par semaine : commencez à envisager un logiciel de création d’étiquettes ou un outil d’expédition.

La plateforme Sendcloud est gratuite, avec la possibilité de créer des étiquettes d’envoi à des tarifs pré-négociés. Connectez facilement votre boutique en ligne à Sendcloud, et choisissez les modes de livraison et les transporteurs préférés de vos clients. Sans oublier, les emails de suivi de colis et le portail de retour personnalisé proposé par Sendcloud.

Au fur et à mesure que votre boutique en ligne se développe, nos offres évoluent également. Mais de toute façon, que vous n’expédiez qu’un seul colis par semaine ou plus de 10 000, l’automatisation de vos envois de colis va vous faire gagner beaucoup de temps.

Comment imprimer vos étiquettes d’expédition ?

Il existe deux grandes options pour l’impression de vos étiquettes d’envoi : une imprimante à jet d’encre/laser standard ou une imprimante thermique qui ne nécessite pas d’encre.

Imprimantes à jet d’encre ou laser :

Inkjet printer

Il est fortement conseillé d’éviter d’utiliser des imprimantes à jet d’encre, mais elles fonctionnent généralement bien si vous n’imprimez qu’une poignée d’étiquettes par mois. Veillez toutefois à ce que tout ce qui figure sur la page soit clair et net, et que l’encre n’ait pas maculé.

Lorsque vous commencez à imprimer davantage d’étiquettes, notez que l’encre des imprimantes est chère et que cette option peut être coûteuse.

Conseil : vos colis peuvent être exposés à la pluie et manipulés avec peu de soin. Cela signifie que le papier d’impression normal pourrait être endommagé, rendant l’étiquette illisible. Veillez à protéger l’étiquette en la rendant imperméable et en la fixant de manière sûre. Utilisez soit du ruban adhésif transparent, soit fixez l’étiquette dans un plastique transparent. Veillez à ce que tout soit toujours clair et lisible, tant pour les personnes que pour les machines.

Les imprimantes laser produiront des étiquettes de qualité avec une plus grande précision que les imprimantes à jet d’encre, notamment en utilisant des étiquettes de colis spécialisées. Mais cette option peut s’avérer très coûteuse, car les feuilles d’étiquettes et les cartouches d’encre doivent être remplacées régulièrement. Encore une fois, ce n’est pas une bonne option si vous imprimez des centaines d’étiquettes chaque mois.

Imprimantes thermiques :

Les imprimantes thermiques sont conçues pour l’impression d’étiquettes, ce qui en fait la meilleure option. Elles n’ont pas besoin de fournitures supplémentaires comme de l’encre ou du toner, à l’exception des rouleaux d’étiquettes. Les imprimantes fonctionnent en créant des formes sur le papier à l’aide de la chaleur, ce qui permet d’obtenir des étiquettes précises et durables.

Toutefois, ce sont des appareils coûteux. Iil est bon d’investir dans ces appareils lorsque vous commencez à imprimer une quantité importante d’étiquettes et que le coût des fournitures pour les options ci-dessus est trop élevé.

Retrouvez tous nos conseils pour choisir votre imprimante d’étiquettes.

Où coller les étiquettes d’expédition sur le colis ?

Une étiquette d’expédition doit être collée sur un côté de votre colis, idéalement sur le dessus. Elle doit être à la bonne taille pour pouvoir être placée entièrement sur la face du colis. Veillez à ce qu’elle ne soit pas pliée sur les bords, car des informations importantes pourraient ne pas être vues ou ne pas pouvoir être scannées.

Veillez également à ce que les étiquettes soient bien fixées, sans coins qui dépassent, et sans bosses qui pourraient endommager l’étiquette et la rendre illisible.

Dans certains cas, certaines personnes aiment recouvrir leurs étiquettes de ruban adhésif transparent pour les protéger. Il est également possible d’utiliser des pochettes en plastique et de les attacher à l’emballage pour éviter tout dommage, notamment dû à l’eau. Cette méthode est le plus souvent utilisée dans le cadre du transport maritime international pour les documents douaniers. Quel que soit votre choix, veillez à ce que toute l’étiquette soit affichée et clairement lisible.

Informations supplémentaires sur l’étiquetage

La plupart des transporteurs vous demanderont de décrire le contenu du colis, en particulier s’il s’agit d’un envoi international.

Il est également recommandé de préciser si le contenu est fragile, périssable, corrosif ou inflammable, etc. Cela permet d’informer le transporteur et de le préparer à tout problème concernant le contenu.

Ces types d’étiquettes permettent aux marchandises d’arriver en parfait état dans les mains de vos clients. Vous évitez ainsi les mauvaises critiques ou les coûts supplémentaires pour les remplacements et les re-livraisons.

Faites-nous savoir si vous avez des conseils ou des astuces concernant vos étiquettes d’expédition ou la logistique e-commerce en général ! Et si vous avez d’autres questions, notez-les dans les commentaires ci-dessous.

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