Générer un HS code sera nécessaire dans de nombreuses situations. Souhaitez-vous développer votre site e-commerce à l’international ? Envisagez-vous d’importer ou d’exporter des produits sur le marché mondial ? Songez-vous au dropshipping pour satisfaire vos commandes internationales ? Il s’agit d’autant de moyens astucieux pour développer votre site e-commerce et atteindre un marché plus important.

Cependant, réaliser des envois internationaux comporte quelques obstacles. Contrairement aux envois au sein de l’Union Européenne qui sont simplifiés, les livraisons internationales réclament le dédouanement de vos marchandises à la frontière.

Pour que vos produits parviennent sans encombres et assez rapidement jusqu’à vos clients à l’étranger, vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour assurer un dédouanement simple de vos envois. C’est l’objectif du système harmonisé (HS) de désignation et de codification des marchandises.

hs code guideExpédier à l’international avec le système harmonisé (HS code)

Le système des HS codes peut être assez décourageant lorsqu’on le découvre. Cependant, avec quelques recherches et de la pratique, vous pouvez facilement maîtriser ce puissant système d’expédition à l’international et envoyer vos marchandises à vos clients de Bali à Montréal, en passant par Berlin.

Ce guide vous donne les clés pour comprendre le système harmonisé et ses HS codes. Que sont les HS codes ? D’où viennent-ils ? Comment les utiliser ? Pourquoi est-ce si important pour l’aspect international de votre e-commerce ? Nous répondons à toutes ces questions et d’autres encore, afin que vous deveniez un professionnel de l’exportation. Dans ce guide, nous aborderons les points suivants :

HS Code : qu’est-ce que c’est ? 

Le système harmonisé est une nomenclature internationale utilisée pour identifier les produits à des fins d’importation. Chaque code est composé d’au moins six chiffres (parfois plus), qui permettent d’identifier exactement un produit en fonction de ses caractéristiques, de ses composants, de sa nature, etc.

Les autorités douanières vérifient ces codes sur la documentation qui accompagne tout produit importé. Cette vérification a lieu pour de nombreuses raisons, comme par exemple :

  • Déterminer le régime fiscale et les taxes du produit importé
  • S’assurer que les produits importés sont autorisés dans le pays
  • Fournir des données statistiques sur les échanges de marchandises

Le système harmonisé est utilisé par la majorité des pays dans le monde et fait loi au sein des principaux marchés internationaux. Cela signifie que le même code va permettre aux autorités douanières des États-Unis, du Brésil, de l’Australie ou encore de la Suède, d’identifier le contenu d’une livraison.

Le système harmonisé tire son efficacité du fait qu’il est extrêmement détaillé. Ce qui en fait également sa plus grande difficulté pour ceux qui le découvrent.

Dites-vous bien que les HS codes couvrent 98 % des marchandises du commerce international. Essayez maintenant d’imaginer combien de produits existent à échelle mondiale, des sucettes à la fraise aux ombrelles en papier pour cocktails, et vous vous rendez compte de l’étendue du système harmonisé.

Pour résumer, une marchandise doit être identifiable grâce à son HS code à chaque passage de frontière. Imaginez les HS codes comme des mots de passe nécessaires pour pénétrer un marché étranger.

guide to hs codesQuelle est la structure d’un HS code ? 

Chaque HS code se compose d’un minimum de 6 chiffres, généralement écrits au format « XXXX.XX ».

Ces six chiffres associent trois combinaisons de codes à deux chiffres utilisées dans le système harmonisé. Pour l’expéditeur, trouver le bon HS code commence par l’identification de la section.

La section

Il existe 21 sections pour définir un produit. Certaines catégories sont très larges, comme par exemple la section II avec les produits végétaux, la section V qui englobe les produits minéraux ou la section XI qui regroupe tous les textiles.

Attention : le numéro de section vous aide à trouver le bon code pour identifier votre produit mais n’apparaît pas dans le HS code que vous écrivez sur la déclaration de douane.

Imaginons que vous désiriez envoyer une caisse de pêches à un client à l’étranger. Pour trouver le HS code, vous devez d’abord trouver la bonne section. Dans notre cas, il s’agit de la section II pour « produits végétaux ».

Une fois dans la bonne section, affinez votre recherche jusqu’à trouver le code le plus approprié à votre produit. C’est ainsi que vous trouvez les 6 chiffres qui constituent votre HS code.

Le chapitre (XXXX.XX)

Les deux premiers chiffres du HS code de votre produit représentent une catégorie spécifique au sein d’une section. Il s’agit du chapitre, il en existe 99 répartis entre les 21 sections.

Toujours pour notre cas, le code du chapitre pour des pêches est 08 et correspond à « fruits comestibles ; écorces d’agrumes ou de melons ».

Le titre (XXXX.XX)

Les deux chiffres qui suivent ceux du chapitre correspondent au titre spécifique du produit. Il existe 1 244 titres différents.

Le titre 09 sous le chapitre 08 englobe les « abricots, cerises, pêches (y compris les brugnons et nectarines), prunes et prunelles, frais ». Nous nous rapprochons de la classification de nos pêches.

Le sous-titre (XXXX.XX)

Enfin, deux autres chiffres donnent encore plus de précision sur votre produit. Ces deux derniers chiffres correspondent au sous-titre de votre produit, il en existe 5 224 dans le système harmonisé.

Sous le chapitre 08, titre 09, vous trouvez le sous-titre 30 : « pêches (y compris les brugnons et nectarines) fraîches ».

Vous assemblez ensuite ces numéros et obtenez le HS code de vos pêches : 08 + 09 + 30. Ce nombre est généralement écrit sur la déclaration de douane et sur la facture commerciale comme suit : 0809.30.

Chiffres supplémentaires (XXXX.XX XX XX…)

Pour l’envoi vers certains pays, vous devez ajouter d’autres chiffres (2 ou plus) pour définir le produit avec encore plus de précision. Par exemple, vous ajoutez des chiffres pour l’envoi aux États-Unis selon leur propre liste tarifaire harmonisée (HTS).

Ces chiffres supplémentaires donnent plus d’informations sur le produit, ce qui influencera son niveau de taxation et d’importation, ou servira simplement pour les statistiques.

Si vous exportez, il est important de faire des recherches sur le système de codes utilisé dans le pays vers lequel vous exportez.

Rendez-vous sur la page internet des autorités douanières du pays en question. Pour l’envoi aux États-Unis, vous pouvez rechercher le code désiré sur la page de la commission du commerce international des États-Unis.

Certains pays utilisent des codes à 8 chiffres, comme les pays du Mercosur : Brésil, Argentine, Paraguay, Uruguay, etc. avec la Nomenclatura Común del MERCOSUR.

La Chine utilise des codes à 13 chiffres ; en ajoutant 7 aux HS codes de référence.

Pour les envois vers ou au sein de l’Union Européenne, il faut utiliser le HS code et lui ajouter 2 chiffres pour la nomenclature combinée (NC), suivis de 2 chiffres pour le tarif intégré de l’Union Européenne (TARIC).

 

Quel code tarifaire pays utiliser ?

Vous vous demandez peut-être quel code pays utiliser, étant donné que plusieurs pays ajoutent des chiffres aux HS codes standards. La réponse est simple, utilisez toujours le système du pays vers lequel vous exportez.

Si vous exportez vers les États-Unis, n’oubliez pas d’ajouter les chiffres de leur liste tarifaire harmonisée (HTC). Si vous le faites vers l’Argentine, n’oubliez pas ceux de la nomenclature commune du Mercosur (NMC)

Qui établit les HS codes ?

Le système harmonisé est régi par la Convention internationale sur le système harmonisé de désignation et de codification des marchandises. Il s’agit d’un traité d’échange international, adopté en 1983 et entré en vigueur en 1988 pour remplacer les anciens traités d’échange. L’objectif est de standardiser les procédures douanières internationales et de faciliter les mouvements de marchandises au niveau des frontières.

Actuellement la convention est ratifiée par 157 entités, 156 pays et l’Union Européenne. La grande majorité des pays dans le monde est concernée, ce qui inclut les principaux marché internationaux.

Les HS codes sont définis et gérés par l’Organisation Mondial des Douanes (OMD, en anglais WCO). Cette autorité internationale publie un système harmonisé actualisé tous les 5 ans, en y ajoutant les titres et les sous-titres nécessaires à la classification des nouveaux produits apparus sur le marché mondial.

L’Organisation Mondiale des Douanes publie également des directives pour aider à l’interprétation du système harmonisé afin que les exportateurs déterminent plus aisément le code à appliquer à leur marchandise. Cela aide aussi les autorités à déterminer si le produit a été correctement codifié. Il est important pour les exportateurs d’utiliser le code qui correspond le mieux à leur marchandise.

Comment utiliser un HS code ?

Le HS code doit toujours apparaître sur la facture commerciale ainsi que sur différents documents douaniers obligatoires (comme les formulaires CN22 et CN23). Ces documents sont joints à l’extérieur du colis ou de la marchandise, afin d’être visibles par les autorités douanières.

hs code on commercial invoice

Vos documents de douane doivent contenir les HS codes spécifiques à chaque type de produits présent dans l’envoi. Assurez-vous de toujours faire mention des 6 chiffres du HS code ainsi que d’éventuels chiffres supplémentaires propres au pays d’expédition.

Si vous hésitez sur le code à utiliser, référez-vous aux directives publiées par les autorités douanières de votre pays ou entrez en contact avec les autorités du pays vers lequel vous exportez. Quelques recherches supplémentaires en amont peuvent vous dispenser de bien des ennuis au moment où votre marchandise passera la frontière.

CN23Comment trouver le bon HS code ?

Le système harmonisé peut être utilisé pour identifier plus de 200 000 types de produits. Trouver le code exact peut s’apparenter à chercher une aiguille dans une botte de foin.

Il existe des solutions pour vous aider, comme ce très pratique outil de recherche de HS code qui vous aidera à déterminer celui qui identifie votre produit. Rentrez simplement un nom de produit, le plus détaillé possible, et trouvez le code qui lui correspond.

De nombreux transporteurs d’envergure internationale mettent également à disposition des outils de recherche similaires. Certains vous permettent de spécifier le pays d’expédition ce qui vous renseigne sur les chiffres supplémentaires à ajouter à votre déclaration de douane.

Pourquoi les HS Codes sont-ils si importants ?

Maintenant que vous avez compris ce qu’étaient les HS codes et comment les utiliser, vous vous demandez certainement pourquoi ils sont si importants. Après tout, qu’importe que vous utilisiez le bon code ? Le fait est que cela a une importance capitale, autant au niveau légal que commercial.

Implications légales des HS codes

Dans la majorité des pays, l’importateur (le client dans le cas du e-commerce) est responsable de s’assurer que la marchandise possède la documentation douanière adéquate. Ce qui inclut bien évidemment le HS code.

En pratique, le client lambda ignore l’existence des HS codes ou autres factures commerciales. Cela signifie que le vendeur doit s’assurer de pouvoir remplir sa part du contrat, autrement dit la livraison du produit.

À des fins pratiques, l’utilisation du HS code approprié (et d’éventuels chiffres supplémentaires) devient la responsabilité du vendeur.

Si vous n’utilisez pas le bon HS code, votre client et vous encourez des conséquences juridiques :

  • Amendes pour non-conformité
  • Saisie de la marchandise par les autorités douanières
  • Importation refusée

Face à de tels risques, il est plus judicieux d’être en règle. Faites attention de toujours mentionner le HS code approprié sur vos documents douaniers.

L’intérêt économique des HS codes

En tant qu’e-commerçant, vous connaissez l’importance donnée par les e-consommateurs à une livraison rapide. La douane est l’un des goulots d’étranglement les plus importants de la livraison à l’international. Vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour que votre marchandise passe la douane sans accroc.

Voilà comment le HS code vous aide dans votre activité. En utilisant les bons formulaires de livraison internationale avec les HS codes appropriés et les codes tarifaires propres à chaque pays, vous accélérez le processus de livraison internationale (ou évitez au minimum des retards inutiles).

Les HS codes vous permettent également de déterminer si votre marchandise est sujette à des coûts additionnels à l’arrivée dans son pays de destination. Vous pouvez ainsi prévoir ces frais à l’avance ou prévenir votre client de possibles coûts additionnels.

Les clients ne sont jamais satisfaits en cas de frais cachés. Certains peuvent même refuser le colis s’ils découvrent des frais inattendus ou d’autres taxes. Dans ce cas, vous pouvez vous retrouver coincé et devoir payer d’importants frais de retour ou perdre votre marchandise. Encore pire, vous risquez de perdre un client.

international shippingFaire face aux défis courants des HS codes

Comme c’est le cas avec chaque aspect de la livraison internationale, la précision est la clé dans l’utilisation du système harmonisé. Même si la liste des HS codes est déroutante à première vue, n’oubliez pas que plus vous l’utilisez et plus son utilisation devient facile. Vous trouverez également beaucoup de ressources en ligne pour vous mettre dans la bonne direction.

Qui plus est, si votre site e-commerce est spécialisé dans un certain type de produits, vous n’utiliserez probablement qu’une petite partie du système harmonisé.

Beaucoup de défis peuvent surgir lorsque vous utilisez les HS codes. La solution est presque toujours de vous assurez que vous utilisez le bon code, ce qui n’est pas toujours facile. Nous allons maintenant aborder quelques erreurs courantes à éviter.

Éviter la surtaxe

Si vous utilisez le mauvais HS code, votre client peut se retrouver bloqué avec des taxes additionnels qui n’ont pas lieu d’être. Cela peut altérer votre relation client et rendre votre produit moins compétitif. Évitez la surtaxe en utilisant toujours le bon HS code. Si vous avez un doute, contactez les autorités douanières pour qu’elles vous aident.

Éxonéré aujourd’hui, taxé demain

Dans certains cas, les autorités laissent en premier lieu passer des marchandises sans poser de questions. Cependant, si elles procèdent par la suite à un audit et découvrent des erreurs ou des discordances sur votre déclaration de douane, elles peuvent rétroactivement vous pénaliser ou taxer l’importateur (votre client). Des dommages importants peuvent ainsi survenir entre votre client et vous. Encore une fois, commencez par utiliser le bon HS code pour éviter de futures dépenses imprévues.

Comprendre les petites différences

Avec plus de 5 000 sous-titres, il peut être difficile de se retrouver dans le système harmonisé. Bien souvent, les petites différences entre deux sous-titres sont dues à des différences subtiles entre les produits. Lisez attentivement les termes utilisés pour les sous-titres. Spécifient-ils le type d’emballage ? La quantité par colis ? Assurez-vous de choisir le sous-titre qui décrit le mieux le contenu de votre colis.

Restez informé

Contrôlez régulièrement votre gamme de produits afin d’être sûr d’utiliser toujours le bon HS code. Un changement d’ingrédient, de composant ou d’emballage peut faire passer votre produit dans une autre catégorie. Vérifiez également de bien avoir la dernière liste de HS codes. Souvenez-vous que la liste est mise à jour tous les 5 ans, vérifiez que les codes que vous utilisez sont toujours valides.

Conclusion : utiliser le bon HS code est toujours la meilleure solution

Bien que le système harmonisé peut sembler être un casse-tête pour beaucoup d’e-commerçants, c’est un outil très efficace pour introduire vos produits sur les marchés internationaux. Plutôt que de voir le système harmonisé comme une formalité administrative compliquée, imaginez-le comme la solution pour que vos produits atteignent rapidement vos clients.

Si vous utilisez correctement les HS codes, vous aurez des clients internationaux satisfaits tout en évitant des retards et des dépenses inutiles.

Si vous débutez, consultez régulièrement les ressources en ligne afin d’être sûr d’utiliser le bon HS code. Si vous avez des doutes, renseignez-vous auprès des autorités du pays vers lequel vous désirez exporter. Un peu de préparation en amont vous permettra de développer une activité d’e-commerce international solide et pérenne.

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