Facture commerciale : tout ce que vous devez savoir

Si vous expédiez vos produits dans un pays hors de l’UE, vous devez vous conformer à la législation douanière. Il y a souvent une confusion quant aux documents que vous devez ajouter pour acheminer votre colis vers la destination finale avec le plus de facilité. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est une facture commerciale, pourquoi vous avez besoin de ce document et comment le remplir.

Qu’est-ce qu’une facture commerciale et à quoi sert-elle ?

Une facture commerciale est un document d’exportation spécifique qui aide votre colis à passer la douane. Une facture commerciale d’import/export correcte et bien remplie permet aux autorités douanières, de décider rapidement quelles taxes et droits d’importation s’appliquent à votre colis. Voilà qui évite des retards.

De plus, les agents de la douane peuvent voir si votre colis répond à toutes les exigences et peuvent transmettre les informations au pays de destination, par exemple quels sont les contribuables du destinataire. Si vous remplissez correctement cette facture commerciale, il y a plus de chances que votre colis arrive à temps. Les colis circulant au sein de l’UE n’ont pas besoin de cette facture spéciale. Un aperçu de tous les pays de l’UE est disponible sur le site Internet de la douane française. En cas de doute, vérifiez également la liste des régions d’exception, car certains pays ou territoires font partie de l’UE mais ne font pas partie du territoire douanier de l’UE.

En plus de la facture commerciale, certains envois internationaux en dehors de l’UE, exigent également une déclaration douanière (CN22 ou CN 23) et éventuellement le certificat d’origine (CO). Dans cet article, nous nous concentrerons sur la facture commerciale pour l’expédition internationale.

Créez votre facture commerciale à l’aide de notre modèle

L’achat à l’internationale devient de plus en plus facile, mais l’expédition internationale reste un peu plus compliquée, et remplir une facture commerciale exige pas mal de travail. Mais nous avons simplifié un peu les choses : un modèle pratique avec lequel vous compléterez ce document d’exportation en un minimum de temps. De cette façon, vous savez avec certitude que votre facture répond à toutes les exigences actuelles et que les données ont été notées correctement. Remplissez tous les détails de votre facture commerciale, puis téléchargez en un clic votre facture commerciale prête à l’emploi en format pdf.

Quelle est la différence entre une facture commerciale et un formulaire CN22 ou CN23 ?

Lors de l’envoi d’un colis international vers un pays en dehors de l’UE, vous avez souvent besoin de différents documents. Parfois, la facture commerciale et les documents CN22 et CN23 susmentionnés sont confondus. Cela n’est pas surprenant : les deux formulaires fournissent aux douanes des informations sur les marchandises qui entrent et sortent d’un pays. Pourtant, ces deux formulaires ont peu à voir l’un avec l’autre et ne peuvent donc pas certainement pas être confondus. Quelle est exactement la différence ? Tout d’abord, parcourons brièvement ce que chaque document contient :

Un formulaire CN22 ou CN23 est un formulaire douanier obligatoire qui doit être ajouté aux envois en dehors de l’UE ; le formulaire s’utilise principalement pour les envois qui sont transportés par une entreprise postale. Selon la valeur ou le poids, utilisez le formulaire CN22 ou CN23. Le formulaire contient des informations sur les marchandises transportées et sur la base de ces informations, il est déterminé si une taxe doit être payée.

La facture commerciale est également un document d’exportation que vous ajoutez à toutes les expéditions commerciales en dehors de l’UE. Il s’agit d’un document douanier contraignant qui contient principalement des informations sur le contenu du colis et les accords conclus, tels que « qui paie les frais de douane ». Sur base de la facture commerciale, la douane détermine si des droits d’importation doivent être payés sur les marchandises.

Un document CN22 ou CN23, nécessite un peu plus d’informations qu’une facture commerciale, mais l’idée sous-jacente est la même. Les deux documents fournissent des informations sur le contenu du colis afin que les douanes puissent décider si le colis peut ou non entrer dans le pays et qui est responsable de quelles taxes et droits d’importation.

Alors, quand utilisez-vous un formulaire CN22 ou CN23, et quand avez-vous besoin d’une facture commerciale ?

Si votre colis est envoyé dans un pays hors de l’UE et que vous utilisez les services de La Poste, utilisez le formulaire douanier CN22 ou CN23. Á ce même envoi, vous ajoutez la facture commerciale.
Si vous utilisez une société de transport telle que DHL ou UPS, en principe, vous n’avez pas besoin d’ajouter un formulaire CN22 ou CN23.

La principale différence est qu’une facture commerciale est toujours obligatoire pour les envois des transporteurs et que seuls les colis envoyés avec les sociétés postales ont besoin du document CN22 ou CN23 complémentaire. Mais pour éviter les retards, nous vous recommandons de toujours ajouter les deux documents.

Dématérialisez vos documents pour les envois via DHL Express ou UPS

Lorsque vous expédiez via DHL Express ou UPS, il est possible d’utiliser le « Paperless Trade ». Cela signifie que les formulaires douaniers sont envoyés par voie électronique au transporteur. Dès que vous passez votre commande, les formulaires douaniers sont traités immédiatement. De cette façon, vous économisez non seulement du temps, des tâches d’impression et des coûts, mais vous réduisez également le risque de perte de documents. Sendcloud utilise automatiquement Paperless Trade lorsque vous expédiez avec DHL Express ou UPS vers des pays en dehors de l’UE.

Voici comment remplir une facture commerciale

Que doit-on indiquer sur une facture commerciale ? Bien qu’il n’y existe pas de format standardisé, le document doit contenir un certain nombre d’éléments fixes, telles que les données des parties impliquées dans l’expédition et des informations sur les marchandises. Ci-dessous, vous trouverez les parties les plus difficiles à traiter d’une facture commerciale, suivies d’un glossaire explicatif.

Attention : une facture commerciale se remplit toujours en anglais

Qu’est-ce que vous expédiez – description de l’article, quantité, poids et valeur

Cela semble évident, mais la description du contenu du colis est une partie importante de la facture commerciale. De cette façon, les autorités douanières ont un aperçu clair de ce que vous envoyez. La description doit expliquer exactement ce que vous envoyez, la composition de l’article et, le cas échéant, son utilisation. Faites cela pour chaque élément séparément. Les colis douaniers sont souvent scannés, et si la description ne correspond pas au contenu du colis, vous risquez une amende. Il est donc important que vous remplissiez ceci avec précision.

Indiquez également le nombre d’articles, le poids total et la valeur totale en euros du contenu de votre colis. Il est important de déterminer la valeur avec précision. Même un échantillon, un cadeau ou un envoi-retour a une valeur.

Code SH

Chaque article de votre colis doit avoir le code SH. Le Système Harmonisé (code SH) classe les marchandises afin que les douanes sachent quels impôts, droits et contrôles sont d’application. Il est important de remplir le code exact. En effet, le code détermine le taux de droits d’importation ou d’autres taxes que vous payez. La recherche du code peut être difficile, c’est pour cela que nous mettons à disposition notre outil vous permettant de rechercher efficacement le bon code SH.

Autre option : souvent, le fabricant de votre produit connait le code SH. Si vous ne disposez pas de ces informations, vous pouvez également demander ce code sur le site Internet de la douane française.

Pays d’origine

Dans le pays d’origine, vous indiquez où vos marchandises ont été produites. Dans certains cas, vous avez besoin d’un Certificat d’Origine (CO) comme document supplémentaire. Certains pays hors UE demandent ce document pour des mesures de politique commerciale.

Les Incoterms

Les conditions commerciales internationales, également appelées Incoterms (International Commercial Terms), sont des accords internationaux standardisés sur le transport de marchandises. Avec les Incoterms, il devient clair :

Qui est responsable des frais d’expédition, d’assurance, d’importation et des coûts de douane de l’envoi ;
Qui s’occupe du transport et jusqu’où ;
Qui est responsable des marchandises à chaque étape de l’expédition. Cela détermine donc également à quel moment le risque et les frais de livraison passent du vendeur à l’acheteur.

Veuillez vérifier que le transporteur que vous avez choisi respecte lui-aussi ces Incoterms.

Les Incoterms sont mis à jour tous les dix ans et ce sera également le cas en 2020. Les Incoterms de 2010 restent en vigueur, mais progressivement de plus en plus d’entreprises passent aux Incoterms de 2020. Lisez notre mise à jour sur les Incoterms de 2020.

Les Incoterms les plus courants sont EWX (Ex Works : départ usine), FOB (Free on Board : franco à bord), CFR (Coût et Fret), DAP (Delivered at Place : livré sur place), DDP (Delivery Duty Paid : taxe de livraison acquittée). Si vous ne savez pas quel Incoterm vous convient le mieux, nous vous recommandons d’opter pour le DAP. Cela signifie que vous, – en tant que vendeur-, payez les frais d’expédition, organisez l’assurance et préparez les documents d’exportation. Le destinataire paie tous les frais d’importation et de douane.

Numéro EORI 

Si vous exportez ou importez en dehors de l’UE, vous devrez également indiquer un code d’identification sur votre facture commerciale. Ce code, également connu sous le nom de numéro EORI, aidera les autorités douanières à identifier qui importe ou exporte des marchandises.

Ainsi, vous éviterez les retards ou les amendes aux douanes.

Si vous voulez en savoir plus sur ce numéro et sur la manière de le demander, lisez notre guide complet sur le numéro EORI.

Glossaire de la facture commerciale

Nous avons déjà indiqué que la facture commerciale est toujours établie en anglais. Si vous souhaitez créer vous-même votre facture commerciale ou utiliser un modèle et ne savez pas quoi remplir, vous trouverez ici une traduction des termes les plus courants :

From : De : Il s’agit de vous, la personne qui envoie le colis.
To : À : Le nom et l’adresse de la personne ou de l’entreprise à laquelle vous envoyez le colis.
Intermediate Consignee : Destinataire intermédiaire : Au cas où vous envoyez le colis à un intermédiaire, remplissez ici les données de cette personne ou entreprise.
Date : date à laquelle vous envoyez le colis.
Invoice Number : Numéro de facture : votre propre numéro de facture.
Customer PO No : Numéro de commande du client : référence ou numéro de commande de votre vente.
Currency Used : Devise utilisée : la devise que vous avez utilisée pour compléter le document.
Country of Origin : Pays d’origine : Le pays d’origine de votre produit. Dans certains cas, vous devez ajouter un document CO.
Reason for Export : Raison de l’exportation : Cochez ici la nature de votre colis. Un cadeau (gift), des documents (documents), une vente de marchandises (sale of goods), un retour de marchandises (return of goods), un échantillon commercial (a commercial sample) ou autre (other) dans votre colis ?
B / L / AWB N °: Le document de transport dans lequel sont définis les accords avec le transporteur. Le transporteur est souvent responsable de la préparation de ce document.
Final Destination : Destination finale : La destination finale de votre colis.
Export Route / Carrier : Route d’exportation / Transporteur : l’itinéraire de votre colis ou la compagnie maritime avec laquelle vous travaillez.
Terms of Sale : Conditions de vente : mieux connues sous le nom d’Incoterms.
Terms of Payment : Conditions de paiement : Les conditions de paiement entre vous et le vendeur. Par exemple : paiement dans les 30 jours après réception, paiement direct.
Terms of Freight : Conditions de fret : Vous pouvez également notifier ces conditions dans les Conditions Générales de Vente ou les Incoterms. Par exemple : Prépayé (Prepayd) ou à collecter (Collect).
No of Packages : Nombre de colis : le nombre de colis que vous envoyez.
Comments : Commentaires : Espace réservé aux instructions d’expédition ou de livraison, ou à d’autres notes.
Contents : Contenu : une description des articles que vous envoyez.
HS Code : Code SH : Le code SH (Harmony System) ou le code de votre marchandise.
Value : Valeur : Prix ​​par produit.
Net Quantity : Quantité nette : Nombre total de produits.
Weight KG : Poids KG : Poids total du colis.
Freight : Fret : Le cas échéant, indiquez ici vos frais de port.
Insurance : Assurance : Le cas échéant, indiquez ici vos frais d’assurance.
Date et signature : Votre nom, signature et date. Cela semble évident, mais sans votre signature, votre colis ne sera probablement pas envoyé.

Voici comment joindre la facture commerciale à votre envoi

Normalement, vous devez joindre trois copies de la facture commerciale à l’envoi, un pour le pays d’où vous exportez, un pour le pays vers lequel vous envoyez, et un pour le récepteur. Vous mettez deux de ces documents dans une enveloppe de liste de colisage à l’extérieur du colis et vous mettez la dernière facture commerciale dans le colis, pour le destinataire.

Assurez-vous également que votre colis répond aux autres exigences :

1. La boîte dans laquelle vous envoyez le colis doit être suffisamment solide pour résister à une chute de 1,5 mètre.
2. L’emballage doit être rempli de matériau de remplissage. Dans le cadre des règles de censure, vous n’êtes pas autorisé à utiliser des journaux à cet effet.
3. Les coins de la boîte doivent être renforcés avec du ruban adhésif.

Tous nos conseils pour bien préparer vos colis à l’international.

Il est important de toujours garder une copie de la facture commerciale et éventuellement du document CN22 ou CN23. Si des erreurs sont commises dans la gestion de l’envoi, vous pouvez parfois être confronté à des frais de douane élevés. Prévoyez toute éventualité et gardez une copie de tout.